Service de location
Nous sommes principalement responsables de l’attribution des logements, de la rédaction des contrats de bail, de la révision des loyers et de la gestion des renouvellements de bail.
Notre service s’occupe ainsi de tous les aspects administratifs liés à la location de votre logement et veille à la gestion des informations relatives à celui-ci.
1. Comment se passe l’attribution du logement?
Lors de l’attribution du logement, vous devrez signer le contrat de bail et prendre connaissance du règlement d’ordre intérieur lié à votre logement. Le contrat de bail lie le propriétaire et le locataire et mentionne les droits et obligations de chacun. Le contenu du bail est défini par la législation de la région dans laquelle se trouve votre logement.
Depuis 2018, les baux sont à durée déterminée (9 ans, prolongeables par période de 3 ans après vérification de l’évolution des revenus et de la composition du ménage), sauf cas particuliers.
Le contrat de bail doit obligatoirement être enregistré auprès du Bureau d’enregistrement. Cet enregistrement est gratuit et permet de protéger les deux parties, c’est-à-dire le propriétaire et le locataire, en cas de litige.
Le Service Location procède aux démarches nécessaires à l’enregistrement et dès que celui-ci sera effectué, Urban Square vous remettra votre exemplaire.
Télécharger notre règlement d’ordre intérieur chez Urban Square (bientôt disponible)
2. Qu’est-ce qu’une garantie locative?
La garantie locative assure le paiement des éventuels dégâts locatifs causés par le locataire à son habitation. Pour plus d’informations concernant les dégâts locatifs et les états des lieux de sortie, vous pouvez consulter la page Service Technique
Le montant de la garantie correspond à 2 mois de loyer réel, si elle est payée en une seule fois. Les garanties constituées par le CPAS ou bien payées avec un plan d’apurement correspondent à 3 mois de loyer.
Cette somme est placée par vos soins sur un compte bloqué ouvert à votre nom et au nom du bailleur. Lors de la signature du bail, le Service Location vous communiquera les démarches à suivre et l’adresse de l’agence bancaire.
3. L’indexation du loyer : Comment et quand est-il calculé ?
Chaque année, à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat, le loyer peut être adapté au coût de la vie. Jusqu’en décembre 1993, l’indexation se basait toujours sur les fluctuations de l’indice des prix à la consommation. Depuis 1994, il faut utiliser obligatoirement l’indice santé.
L’indexation du loyer de base a lieu chaque année à la date d’anniversaire du bail. Précédemment à celle-ci, un courrier vous sera envoyé par e-mail ou par courrier afin de vous notifier votre nouveau loyer.
Depuis 2019, l’indexation du loyer se calcul de la manière suivante :
Suite à la 6ème réforme de l’Etat, l’indexation des loyers est devenue une compétence régionale. Depuis le 1er janvier 2018, le 15 mars 2018 et le 1er janvier 2019 respectivement, une nouvelle réglementation concernant les loyers est entrée en vigueur en Région de Bruxelles-Capitale, en Région wallonne et en Région flamande (Code bruxellois du Logement, décret wallon concernant le bail d’habitation et décret flamand sur le logement). Si ces textes ne règlent pas un aspect particulier de la location, la législation fédérale en matière de baux à loyer s’applique
Concrètement, seule la Région flamande a modifié le calcul de l’indexation. Pour les contrats conclus après le 1er janvier 2019, l’indice de départ est dorénavant l’indice santé du mois qui précède l’entrée en vigueur du contrat, alors que précédemment, il s’agissait de l’indice santé du mois qui précède la signature du bail.
Source : SPF Justice, le décret wallon concernant le bail d’habitation, Code bruxellois du Logement et le décret flamand sur le logement
4. Le loyer : Comment et quand doit-il être payé ?
Le loyer doit être payé :
Si vous avez des difficultés à payer votre loyer, le Service location reste à votre entière disposition concernant vos éventuelles difficultés de paiement et pourra vous permettre, en collaboration avec le Service Juridique et Contentieux, de trouver une solution amiable pour régler vos arriérés locatifs.
5. Charges locatives et consommations
Les charges locatives comprennent, d’une part, les dépenses liées aux consommations individuelles du ménage et, d’autre part, les dépenses collectives liées à l’immeuble. Une fois par an, le Service Comptabilité effectue un décompte annuel. Il est réalisé sur la base des consommations et dépenses précitées et sous déduction des provisions pour charges versées mensuellement. La société ne peut pas faire de bénéfice sur les charges.
Attention ! Vous devez verser chaque mois : le loyer réel + la provision pour charges.
Pour plus d’informations concernant les charges locatives, consultez notre page « Service Comptabilité ».
6. L’occupation du logement
Le contrat de bail doit indiquer le nom du (ou des deux) titulaire(s), ainsi que des autres membres faisant partie du ménage au moment de la signature.
Sauf autorisation écrite expresse et préalable de la société bailleresse ou bailleur, le logement ne peut être occupé que par les personnes reprises dans la composition du ménage lors de la signature du contrat. Vous devez immédiatement signaler tout changement dans la composition de votre ménage, c’est-à-dire une naissance, le départ d’un membre du ménage, un décès, etc.
Nous contrôlons strictement l’occupation de ses logements. Si elle constate une quelconque fraude ou dissimulation dans la déclaration du ménage ou la présence d’une personne non reprise dans le contrat de bail, elle peut, à tout moment, modifier la valeur de la provision de charges.
Pour plus d’informations sur l’occupation du logement, vous pouvez consulter le Règlement d’ordre intérieur sur notre page Documents ou vous pouvez le télécharger via ce lien :
Télécharger le Règlement d’intérieur d’Urban Square (bientôt disponible).
7. Les demandes de transfert
La notion de « transfert » signifie le déménagement d’un logement adapté vers un autre logement adapté. Elle n’est pas définie dans la réglementation, le transfert est donc une possibilité et non un droit. Dès lors, les demandes de transfert sont analysées au cas par cas par notre service de location.
Les motifs acceptés comme justifiant un transfert de logement sont ceux pour lesquels un maintien dans le logement actuel aurait des conséquences extrêmes sur le bien-être du ménage. Les principaux motifs retenus concernent donc des problèmes de santé, des conflits de voisinage qui ont des conséquences graves, des raisons liées au logement et confirmées par un rapport du responsable de site.
Vous pouvez retrouver ce document sur notre page Documents ou vous pouvez le télécharger via ce lien :
Télécharger « Demande de transfert » (bientôt disponible)
8. La fin du contrat : Par le locataire
Vous pouvez à tout moment, par lettre recommandée, mettre fin au contrat moyennant un préavis de trois mois prenant cours le premier jour du mois suivant celui au cours duquel il a été notifié. En fonction de votre période d’occupation, une indemnité de sortie vous sera réclamée ou non.
Vous pouvez retrouver le document « Renonciation au logement » sur notre page document ou vous pouvez le télécharger via ce lien : Télécharger « Renonciation au logement » (bientôt disponible)
9. La fin du contrat : Par la société bailleresse
Le bailleur peut mettre fin à votre contrat selon les modalités inscrites dans celui-ci. Dans ce cas, un préavis vous sera notifié par lettre recommandée. Ce préavis prend cours le premier jour du mois suivant celui au cours duquel il a été notifié.
Le contrat prend fin moyennant un préavis de six mois notifié par la société bailleresse ou le bailleur, lorsque le locataire ou un membre de son ménage :
La société bailleresse peut également mettre fin au contrat lorsqu’elle lance un projet de rénovation lourd du logement ou d’arriérés locatifs.
En cas d’arriérés locatifs dus à des loyers, charges ou interventions techniques impayés, et sans régularisation de ceux-ci, Urban Square entamera une procédure contentieuse à l’égard du locataire concerné. Cette procédure peut mener, à terme, à une procédure d’expulsion.
10. La fin du contrat : En cas de décès
Le contrat prend fin de plein droit en cas de décès du dernier locataire titulaire. Dans ce cas, le logement doit être libéré dans les trois mois au plus tard.
Attention ! Lors d’un décès, n’oubliez pas d’envoyer :
Comptabilité
Nous prenons en charge la situation des comptes des locataires et propriétaires, incluant les paiements, les remboursements, l’établissement du décompte des charges annuel, la préparation du décompte de sortie et le suivi des garanties locatives.
Technique
Le service technique est chargé de la gestion technique des immeubles d’URBAN SQUARE ou gérés par URBAN SQUARE. Il supervise l’organisation des travaux d’entretien et de maintenance des équipements, des parties communes et des logements.
Juridique et Contentieux
Le service juridique et contentieux gère les retards de paiements des locataires, s’occupant des démarches contentieuses en cas de dettes envers Urban Square ou les bailleurs représentés. Nous supervisons les procédures amiables
Ouvriers de Maintenance
En cas de problèmes majeurs avec un locataire, nous proposons une assistance juridique complète. Nous veillons de près aux évolutions légales dans le domaine de l’immobilier.
Responsables Des Sites et Nettoyeurs
Nous vous proposons un service complet de mise en location clé en main pour optimiser le taux d’occupation de votre bien locatif. De la recherche des locataires à l’encaissement des loyers.
Renseignements Supplémentaires
Vous avez des questions ? N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou pour toute demande supplémentaires. Notre équipe est à votre écoute.