Le loyer que vous payez se compose d’une part d’un montant de loyer réel et, d’autre part, d’un montant de provision pour charges locatives. Les provisions que vous versez sont un acompte sur les charges locatives dont le décompte annuel est envoyé généralement fin mai.

Chez Urban Square, le décompte porte sur une année civile.
Les codes régionaux imposent certaines règles quant à la récupération des frais relatifs aux immeubles occupés par des locataires. Voici ce qui peut être repris par Urban square dans son décompte des charges selon le site où réside le locataire :

1. Les fournitures, frais de personnel et de fonctionnement relatifs aux menus travaux d’entretien, aux menues réparations et au nettoyage des parties communes.
2. Les fournitures, frais de personnel et de fonctionnement relatifs à l’entretien des espaces verts.
3. Les rémunérations et cotisations sociales du concierge ou surveillant.
4. Les frais relatifs aux menus travaux d’entretien et au contrôle des ascenseurs, de l’installation de chauffage central, y compris le ramonage des cheminées et du système de ventilation.
5. Les frais relatifs à l’enlèvement des immondices et des objets encombrants.
6. Les frais résultants des contrats conclus par la société au profit des locataires.
7. Les frais relatifs à la location, au relevé et à l’entretien des compteurs de consommation d’eau et d’énergie.
8. Les frais relatifs à la consommation d’eau, de gaz, d’électricité, de mazout ayant trait au logement, pour autant qu’ils soient payés par la société, ainsi que ceux ayant trait aux parties communes.- S’il existe des compteurs individuels par logement, la consommation de ces logements est déterminée sur la base du relevé des compteurs individuels, et la consommation des parties communes est répartie de manière égale entre tous les logements.- S’il n’existe qu’un compteur collectif, la consommation est répartie en fonction de la superficie des logements ou sur la base du relevé des appareils de mesure individuels. Sinon, la consommation sera répartie de manière égale entre tous les logements en cas d’absence appareils de mesure individuels.
9. Les frais relatifs aux travaux de réparation effectués par la société qui, conformément aux dispositions du contrat de bail, sont à charge du locataire. Il peut arriver que certains frais exceptionnels à charge des locataires soient étalés sur plusieurs années ou pris en charge, partiellement ou totalement, par la société. Il s’agit par exemple des inspections liées à la lutte contre le CO, des élagages conséquents, etc.Les frais sont à charge du locataire qui les a occasionnés ou collectifs.

C’est la régularisation entre les montants de provisions que vous avez versés pour une année et votre quote-part dans les dépenses engagées par la société pour le compte de ses locataires dans cette même année.

Les frais facturés comprennent les frais de consommation d’énergie et les charges locatives.

Frais de consommation d’énergie et communication :

• Gaz
• Mazout
• Eau
• Électricité des parties communes
• Téléphonie (tv, internet, téléphone)

Les charges locatives engagées par la société pour le compte de ses locataires :

Nettoyages / Produits / matériel d’entretien :

• Les charges d’entretien engagées par la société ou le syndic pour le compte de ses locataires (prestations et produits nécessaires au nettoyage et à l’entretien des parties communes et privatives).
• Les factures des sociétés de nettoyage avec lesquelles nous avons des contrats d’entretien.

Abords et espaces verts :

• Les factures des sociétés de jardinage avec lesquelles nous avons des contrats d’entretien.
• Les factures éventuelles découlant de l’aménagement des abords et aires de détente (élagage d’arbres, etc.).
• Les charges d’entretien engagées par la société ou le syndic pour le compte de ses locataires (prestations et produits nécessaires au à l’entretien des parties communes et privatives).

Nettoyage/Concierge/ :

• Les factures des sociétés de nettoyage avec lesquelles nous avons des contrats d’entretien.
• Les factures éventuelles découlant de l’aménagement des abords et aires de détente (élagage d’arbres, etc.).
• Les charges d’entretien engagées par la société ou le syndic pour le compte de ses locataires (prestations et produits nécessaires à l’entretien des parties communes et privatives).

Contrôle et entretien des ascenseurs :

• Les factures relatives aux contrats d’entretien et de contrôle des ascenseurs.
• Les frais éventuels de télémaintenance.

Contrôle et entretien des installations de chauffage :

• Les factures concernant les contrats d’entretien, le contrôle des chaudières ainsi que le détartrage éventuel des chaudières.
• Les frais éventuels de contrôle énergétique.
• Les frais forfaitaires éventuels de remplacement des vannes thermostatiques.

Hygiène :

• Les factures de désinsectisation et de dératisation.
• Les enlèvements d’encombrants.
• Les frais éventuels de location et/ou d’acquisition de poubelles et/ou conteneurs.

Sécurité :

• Les factures relatives aux contrats d’entretien des extincteurs et hydrants (bouches d’incendie).
• Les factures relatives aux contrats d’entretien et de maintenance des systèmes de surveillance et de sécurité (caméras, etc.).
• Les frais éventuels de contrôle des dispositifs anti-incendie et d’évacuation et, le cas échéant, les frais de remplacement pour vandalisme lorsque l’auteur n’a pu être identifié.
• La surprime de l’assurance incendie pour « abandon de recours ».

Autres contrats au profit des locataires :

• Les factures relatives au contrat d’entretien des adoucisseurs ainsi qu’à la fourniture de sel adoucisseur d’eau.
• Les factures relatives à la veille technique.

Entretien égouts, décharges, corniches :

• Les factures relatives au curage des égouts et des colonnes générales de décharge

• Lorsque le total des charges réelles est supérieur au total des provisions que vous avez versées, vous devez payer la différence sur le compte bancaire d’Urban Square en utilisant la communication précisée dans votre courrier.
• Dans le cas où vous êtes dans l’impossibilité de payer la totalité de cette somme en une fois, vous pouvez vous adresser à notre Service Juridique et Contentieux afin de convenir d’un plan de remboursement en plusieurs mensualités.

Lorsque le décompte des charges est en votre faveur c’est-à-dire que le total des charges réelles est inférieur au total des provisions que vous avez versées, vous pouvez :

• Déduire le trop-payé de votre prochain loyer (celui du mois suivant la réception du décompte des charges)
• Demander un remboursement en complétant le formulaire « Demande de remboursement », sans oublier de le signer. Vous pouvez retrouver le formulaire sur notre page document ou vous pouvez le télécharger via ce lien :
  Télécharger « Demande de remboursement » (bientôt disponible)

Suite au décompte des charges, Urban Square calcule les nouvelles provisions en fonction des facteurs suivants :

• Les consommations réelles du ménage de l’année précédente
• Les prévisions relatives aux augmentations des prix des fournisseurs d’énergie
• Des frais de conciergerie et/ou de charge exceptionnelle, etc.

Le nouveau montant (loyer inchangé + nouvelles provisions) est à payer à partir du mois suivant l’envoi du décompte des charges. Vous trouverez la nouvelle note de calcul en annexe du décompte des charges.

Lors d’une fin de bail, un état des lieux de sortie sera organisé et effectué par le Service Technique. Ensuite, un décompte « de sortie » sera établi par le Service Comptabilité et envoyé à la nouvelle adresse du locataire sorti.

Le calcul du décompte de sortie prend en compte :

• La garantie locative (bloquée sur un compte bancaire ou non)
• Le décompte des charges des parties communes (au prorata du nombre de mois passés par le locataire dans le logement durant l’année civile concernée)
• Le décompte des consommations (d’après le relevé d’index effectué lors de l’état des lieux de sortie)
• Les éventuels dégâts locatifs (constatés au moment de l’état des lieux de sortie)

Le locataire qui a quitté son logement chez Urban Square recevra par courrier postale ou par mail son décompte de sortie accompagné du « procès-verbal de constat d’état des lieux de sortie locative », du document nécessaire à la liquidation de la garantie locative et de la facture des consommations.

Si le décompte de sortie est :

• En faveur de l’ancien locataire, le trop-perçu sera versé sur son compte bancaire communiqué à la sortie.
• En faveur de Urban Square, l’ancien locataire devra verser la différence sur le compte bancaire de Urban Square (BE03 0689 0910 9184). En cas de difficulté à régler cette somme si elle est très élevée, il est possible d’établir un plan d’apurement en contactant le Service Juridique et Contentieux.

Lors d’un décès, si le décompte de sortie est :

• En faveur de l’ancien locataire, le trop-perçu sera versé sur le compte bancaire de l’héritier qui a accepté la succession.
• En faveur de Urban Square, l’héritier qui a accepté la succession devra verser la différence sur le compte bancaire de Urban Square (BE03 0689 0910 9184). En cas de difficulté à régler cette somme si elle est très élevée, il est possible d’établir un plan d’apurement en contactant le Service Juridique et Contentieux.

N’oubliez pas de joindre :

• La preuve d’acceptation ou de renonciation à la succession
• Les copies (recto verso) des cartes d’identités de tous les héritiers
• Les numéros de compte bancaire de tous les héritiers