• Assure la permanence téléphonique du service technique,
• Apporte les réponses concernant les demandes d’interventions,
• Fait le pont entre les locataires et les Responsables de sites,
• Gère les demandes d’intervention et encode les bons de travail,
• Fait le suivi des demandes de clés,
• Gère le courrier électronique envoyé à  gestion@urbansquare.be
• Assiste administrativement les Responsables de sites

Le Helpdesk : 

• Est joignable par téléphone au 02/790 52 52, du lundi au vendredi de 8:30 à 17h00, 

• Peut être contacté par e-mail à l’adresse : gestion@urbansquare.be , 
• Assure une permanence au bureau tous les jeudi de 14:00 à 16:00. 

Attention ! Urban Square gère près de 120 logements et traite les demandes en fonction du degré d’urgence et de l’agenda de la Régie des travaux. Il faut donc être patient lorsqu’une demande de travaux est introduite et tenir compte des délais variables. 

Les Responsables de sites assurent principalement les fonctions suivantes :

• Vérifient l’état général des logements et abords.
• Veillent à l’amélioration du patrimoine.
• Suivent l’avancement de certains chantiers.
• Gèrent les dossiers d’assurance en cas de dégâts locatifs.
• Gèrent les demandes d’intervention soit en faisant intervenir la Régie des travaux d’Urban Square soit faisant appel à des entrepreneurs externes.
• Effectuent les états des lieux de sortie.
•  S’occupent de la supervision de la remise en état des appartements entre les locations.

La Régie des travaux assure principalement les fonctions suivantes :

• Organise les interventions et travaux à effectuer chez les locataires,
• Réalise des réparations de menuiserie, plomberie et électricité,
• Exécute des petits travaux de rénovations chez le locataire,
• Remettent les appartements en état entre les locations,
• Organise l’enlèvement des dépôts clandestins d’encombrants,

Lorsque vous constatez dans votre logement un dommage qui nécessite une réparation, vous pouvez demander une intervention technique faisant appel au Helpdesk qui répondra, dans la mesure du possible, aux questions suivantes :

• Á qui incombent les travaux,
• Ce qui peut être exécuté ou non par la Régie des travaux d’Urban Square,
• Si Urban Square fera appel à une société externe,
• Si vous pouvez faire appel à une entreprise de votre choix.

Pour plus d’informations concernant les réparations et travaux à charge du locataire, vous pouvez consulter le livret explicatif en cliquant ici.

• En cas d’urgence technique entre 8:30 et 16:30, Le helpdesk est joignable par téléphone au 02/790 52 52, du lundi au vendredi de 8:30 à 17h00,

Après 18H30, c’est-à-dire en dehors des permanences téléphoniques, suivez les instructions et laissez un message sur le répondeur. Le Service de garde vous contactera uniquement si votre demande est urgente.

Le Service de garde n’intervient pas pour les demandes qui ne qui nécessitent pas une solution rapide ou même pour des problèmes relevant de la responsabilité du locataire, comme un oubli ou une perte de clé/badge, un évier ou un WC privé bouché, etc.

Ce service a été mis en place par Urban Square afin de répondre efficacement aux urgences des locataires tels que :

• Panne de chauffage dans tout l’immeuble,
• Absence d’électricité dans tout l’immeuble,
• Bouchon dans les canalisations,
• Grosse fuite ou rupture de canalisation d’eau,
• Dégâts importants suite à une tempête, un incendie, un orage, etc.,
• Remontée d’eaux usées,
• Etc.

Toute intervention du Service de garde pour une urgence qui relève de la responsabilité de l’occupant sera facturée et comptabilisée sur le compte du locataire.

ATTENTION ! EN CAS DE DANGER GRAVE ET IMMINENT, TELS QU’UNE FUITE DE GAZ, UN INCENDIE, UNE INONDATION, ETC., FAITES D’ABORD APPEL AUX SERVICES D’URGENCE ! AMBULANCE, POMPIERS AU 100 OU 112, OU BIEN LA POLICE AU 101.

Voici les démarches à effectuer en cas de panne d’ascenseur dans votre bâtiment. Deux cas sont possibles :

Logement avec concierge :

Contactez le concierge, il se chargera d’informer les bonnes personnes (le service de dépannage,…). Un technicien viendra sur place dès que possible afin de déterminer la raison de la panne et les éventuelles interventions à effectuer.

Entre-temps, une affiche sera apposée pour indiquer que l’ascenseur est en panne, cela évitera aux habitants d’essayer de l’utiliser et d’y rester bloqués.

Logement sans concierge :

Contactez le Helpdesk, il est joignable par téléphone au 02/790.52.52, entre 8:30 et 17:30 du lundi au vendredi. Après 17:30, suivez les instructions et laissez un message concernant la panne d’ascenseur sur le répondeur. Urban Square fera le nécessaire pour contacter le service de dépannage.

Vous pouvez également envoyer un e-mail à : gestion@urbansquare.be

Même si les ascenseurs sont parfaitement entretenus, des pannes techniques peuvent se produire. Toutefois, la plupart de celles-ci peuvent facilement être évitées en adoptant un bon comportement et une bonne utilisation.

Pour plus d’informations concernant les ascenseurs, vous pouvez consulter l’Article 21 du Règlement d’Ordre Intérieur de Urban Square.

Si vous vous retrouvez bloqué dans un ascenseur, voici ce que vous devez faire pour vous assurer d’être libéré dans les plus brefs délais :

1°  Restez calme, faites de votre mieux pour ne pas paniquer ou pour ne pas effrayer les autres personnes bloquées avec vous.

2°  Appuyez quelques secondes sur les boutons d’ouverture et de fermeture des portes. Il se peut que les boutons soient bloqués et appuyer dessus quelques instants permettra peut-être d’ouvrir la porte de l’ascenseur.

Si rien ne se passe :

3°  Appuyez sur le bouton d’appel ou le bouton SOS que vous trouverez sur le tableau de commande. Cela vous permettra de contacter le service de dépannage et un technicien viendra vous aider.

Si le fait d’actionner les boutons d’alarme pour prévenir les services de dépannage s’avère infructueux :

4°  Appelez le numéro d’urgence AFFICHÉ DANS L’ASCENSEUR ! Contactez directement le service de dépannage et un technicien spécialisé viendra vous aider.

Si le technicien n’est pas arrivé endéans les 60 minutes après votre appel aux services de dépannage, vous pouvez faire appel aux pompiers.

Avertissement ! Faire appel aux pompiers n’est pas gratuit ! Les interventions dites « non standards », vous seront facturées (ainsi que les officiers présents et le matériel utilisé). À titre indicatif, le montant d’une prestation peut grimper à 280 euros/h.

Gardez à l’esprit que, même si être bloqué dans un ascenseur est une situation assez désagréable, cela ne constitue pas une véritable urgence. Ne faites pas appel au Service d’incendie ni à l’aide médicale d’urgence, à moins que des vies ne soient en danger.

Attention ! Il est en général plus sûr de rester dans l’ascenseur, donc n’essayez pas de sortir par vos propres moyens : vous pourriez mettre votre vie en danger, vous risquez d’être électrocuté ou d’être écrasé en essayant de ramper hors de la cage d’ascenseur !

Après l’attribution du logement par le Service Location (signature du bail, paiement de la garantie locative, etc.), un rendez-vous sera fixé pour établir l’état des lieux d’entrée et vous remettre les clés du logement. Le bureau d’experts prendra contact avec vous afin de fixer un rendez-vous.

L’état des lieux d’entrée sert principalement à examiner et décrire de manière détaillée l’état dans lequel se trouve le logement lors de l’entrée du locataire. Cela est indispensable pour indiquer dans quel état le locataire doit restituer l’habitation à la sortie (exception faite des dégradations dues à la vétusté, la force majeure ou l’usage normal). L’expert fera également un relevé d’index des compteurs (chauffage, eau froide, eau chaude, etc.)

L’état des lieux d’entrée doit toujours se faire de manière contradictoire, c’est-à-dire que les deux parties (le propriétaire et le locataire) doivent être présentes ou représentées (si vous êtes dans l’incapacité d’être présent, vous pouvez vous faire représenter par la personne de votre choix moyennant une procuration écrite). L’état des lieux devra être signé et sera enregistré (par le Service Location) avec le contrat de bail.

Une fois effectué l’état des lieux d’entrée, vous disposez d’un mois pour faire parvenir à Urban Square toute remarque éventuelle qui ne serait pas mentionnée dans l’état des lieux dressé par le bureau d’experts. Ces informations seront examinées et annexées à l’état des lieux d’entrée. Vous pouvez envoyer vos remarques par e-mail à  gestion@urbansquare.be  ou par courrier postal.

Les frais d’état des lieux seront facturés à chaque partie à concurrence de 50%.

Après la notification de votre renom au Service Location par voie recommandée, le Service Technique vous contactera pour fixer un rendez-vous afin d’effectuer l’état des lieux de sortie.

Un état des lieux de sortie est un document dans lequel est détaillé l’état du logement au moment de la sortie du locataire. Il est dressé après le déménagement du locataire, lorsque le logement est totalement vide. Il sera comparé avec l’état des lieux d’entrée afin de vérifier si des dégâts ont été causés pendant la durée de la location. Si des dégâts ont été causés par le locataire, ils seront facturés dans le décompte de sortie (exception faite des dégradations dues à la vétusté, la force majeure ou l’usage normal).

L’état des lieux de sortie doit idéalsement se faire de manière contradictoire, c’est-à-dire que les deux parties (le propriétaire et le locataire) doivent être présentes ou représentées (si vous êtes dans l’incapacité d’être présent, vous pouvez vous faire représenter par la personne de votre choix moyennant une procuration écrite).

L’état des lieux de sortie peut s’effectuer de 3 manières :

• À l’amiable, c’est-à-dire que l’état des lieux sera établi entre URBAN SQUARE (représentée par un Responsable de sites) et vous-même.
• Par un expert (à votre demande). L’état des lieux sera effectué par un géomètre expert qui peut être choisi sur une liste qui vous sera remise par Urban Square.

Les frais seront répartis pour moitié à charge des parties. À titre informatif, le coût d’une telle expertise est estimé au minimum à 400 euros.

• Non contradictoire, c’est-à-dire un état des lieux en présence d’une seule des deux parties. Si, lors du rendez-vous fixé, vous n’êtes pas présent ni représenté, l’état des lieux de sortie est établi de façon non contradictoire ; cela signifie qu’il ne peut être contesté par le locataire sortant. L’absence du locataire lors de la visite d’état des lieux ne rend pas le document invalide.

Si vous le désirez, il est possible de procéder à un « pré-état des lieux » ; cette visite a pour but de vous éviter des frais inutiles. Elle permet d’établir une liste des éventuels petits travaux que vous devrez réaliser avant l’état des lieux de sortie officiel. Pour cela, il vous suffit de prendre contact avec le Service Technique via e-mail à  gestion@urbansquare.be, ou par téléphone au 02/790 52 52. À titre informatif, le coût d’une telle expertise est estimé au minimum à 100 euros.

Compteurs :

Veuillez ne pas fermer les compteurs de gaz, électricité et eau !
Le Responsable de site complètera sur place les formulaires à cet effet.

État des lieux d’entrée :

Apportez votre état des lieux d’entrée, ainsi que tous les reçus pour clés supplémentaires en guise de preuve.

Clés/badges :

Remettez toutes les clés et tous les badges, ainsi que les copies réalisées. N’oubliez pas les clés de la cave (si vous en avez une), de la porte d’entrée de l’immeuble, de l’éventuel parking, de toutes les pièces du logement (salle de bain, WC, chambres, etc.). Si vous ne rendez pas les clés originales du cylindre de la porte d’entrée, le cylindre complet sera facturé.

Électricité :

Laisser les sucres de connexion et crochets de suspension en place, au plafond.

Sanitaires et plomberie :

Détartrez les robinets, les mousseurs, remplacez les joints s’ils goutent. Débouchez les siphons. Détartrez et nettoyez complètement les lavabos, baignoires, cuvettes de WC. Nettoyez et remettez en place les crépines, bondes caoutchouc et tubes de surverse.

Murs :

Enlevez TOUS les clous et crampons, ainsi que les chevilles. Rebouchez proprement TOUS les trous laissés dans les murs avec un enduit de lissage fin et dégraissez (si nécessaire) les murs de la cuisine. Prévoyez une couche de peinture de propreté en blanc si vous aviez choisi des couleurs très foncées (rouge ou noir, etc.).

Châssis :

Enlevez soigneusement les éventuels débordements de peinture murale sur les châssis. Nettoyez tous les châssis (rainures comprises) et toutes les vitres. Chaque cache-rail doit rester muni de ses deux rails d’origine.

Nettoyage du logement :

Le logement doit être totalement vide et vous devez absolument nettoyer :

• Les radiateurs,
• Les plafonds souillés,
• Les murs (traces noires, etc.),
• Les portes et ébrasements,
• Les sols et les plinthes (à l’eau et au savon),
• La cuisine (bien dégraisser le mobilier, y compris au-dessus des armoires, la hotte entière, toutes les surfaces, plafonds, murs, tuyaux, châssis, sols, etc.),

Si vous avez une cave, videz-la et nettoyez-la complètement.

Aménagements :

Enlevez les placards, tablettes et autres étagères ou porte-manteau que vous avez ajoutés dans le logement. Enlevez proprement les rallonges apparentes posées par vos soins (électricité, téléphone, TVD) et rebouchez soigneusement les trous, puis poncez et repeignez les surfaces éventuellement dégradées. Bouchonnez les arrivées de gaz (bouchon à visser soigneusement, avec bande téflon blanche pour l’étanchéité)